メールを手紙と同じような書き方で出す人がいますが、これには注意が必要です。メールをビジネスで日常的に使用している人の多くは毎日数十通のメールを受け取ります。中には百通以上を受信するという人もいます。そんな人達に時候の挨拶やご機嫌伺いから始まるメールを出すのは如何なものでしょうか?そこで、メールの適切な長さと書き方についてまず考えてみましょう。

  • 文章は一画面内に収まる長さにする。
    どうしてもスクロールが必要な長さになる場合は、最初の画面で主旨が分かるように書く。この時、通常の手紙で書くような挨拶の文章から始めると一画面内で主旨説明まで終わらせるのは困難になります。なお、公開しても良い内容で長文になる場合はHPに載せ、そのURLをメールで通知すると良いでしょう(HPのある人限定の方法ですが)。
  • 初めてのメールでお願いをする場合。
    初めてのメールコンタクトであっても冗長な挨拶文は避けるべきです。この場合、簡潔な自己紹介(所属、名前など)、どうやって受信者を知ったか(紹介、発表論文、懇親会等々)、何の用件かなどを分かりやすく書くことです。また、ご機嫌伺いはいりませんが、初めての人にいきなり馴れ馴れしい書き方でお願いするのも厳禁です。用件を書いたあとにお願いしたことの意義や謝意を表して締めくくります。長文の詳細説明がある場合は、この謝意のあとに持ってきます。つまり、最初の画面だけで一応完結するように書くわけです。以上のことが出来ていないお願いメールはろくに読まれずに削除されてしまうか、読まれても無視されてしまう確率が高くなります。
  • 添付ファイルの使い方。
    添付ファイルはメールの便利な機能の代表的なものですが使い方には注意が必要です。まず基本的に添付ファイルの使用は極力避けるべきです。特にMLへの添付ファイル送信はよほどのことがない限りすべきではありません。添付ファイルを利用するときは、相手から要請があった場合か事前に相手に通知しておいた場合(原則としては、相手から了解を取ってある場合)に限定すべきです。また、添付ファイルのサイズについても注意が必要です。相手の受信環境を考慮して送りましょう。Bバンドの環境にない相手に対して大きなファイルを添付して送りつけるのは、ほとんどテロ行為です。さらに、添付ファイルは相手の環境下で開けることが前提です。特殊なものや、通常装備ではないソフトを要求する添付ファイルを送るときは事前確認を行うことです。
  • 署名を付ける。
    署名欄の情報は思いがけないほど役に立つものです。フルネームの他に所属や職名、住所、電話番号、HPアドレスなどを入れておくと良いでしょう。何度か会って名刺も貰ったことがあり、メールも数度交換したけど「○×社の山田さん」としか分からない(名刺が見つからない)。「△□大学の田中さん」から問い合わせのメールが来たけど学生なのか、教官なのか分からない。と言うようなことは皆さんも経験されたことでしょう。返信する時、誰かに紹介したい時、何か郵送したいときなど相手の情報が不足していると不便なものです。もちろん相手にメールで聞くことは出来ますが「名前をちゃんと覚えていない」とか「名刺をなくした」というのはあまり格好良いものではありません。相手にそんな思いをさせずにすむのが署名です。また、初めてのメールで自分が誰なのかの情報を充分に与えていない場合、印象を悪くしてしまう可能性もあります。それを防ぐのも署名です。署名は一度設定すれば自動で付きますので賢く利用しましょう。

以上のことを守ればメールは更に有効なコミュニケーションツールとなることでしょう。